中文Excel 2000建立與使用電子報表的教程

中文office 2000軟這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件。下面是小編分享的中文Excel 2000建立與使用電子報表的教程，歡迎大家參考!

第一講 建立員工工資表

【資料圖】

中文office 2000軟件包中提供了一個名為中文Excel 2000軟件，這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件，用于按表格的形式來應用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件Visual FoxPro也能建立電子報表，但中文Excel 2000卻是一個電子報表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息，特別適用于數(shù)字統(tǒng)計，而且能快速制定好表格。

開始語：中文Excel 2000是Microsoft office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動Windows應用的方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為Book1(工作薄1)的電子報表，但沒有任何內(nèi)容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。

注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關信息;“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區(qū)域。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過它來輸入顯示。

中文Excel 2000也使用“字段”、“記錄”等Visual FoxPro中的對象，但應用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點。

步驟一、單擊A1單元格。

中文Excel 2000操作窗口仍然由標題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個十字形。工具欄下方標記的A、B、C、D…分別用于標明表格中的各列，表格左邊緣的數(shù)字則標明各行，“列標”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如A1表示A列中的第一行單元格，C3，就表示C列中的第三行單元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數(shù)目非常大，但全部被應用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

注意：“工作表區(qū)”由工作表，及其單元格、網(wǎng)格線、行號列標、滾動條和工作表標簽構成?！傲袠恕本褪歉髁猩戏降幕疑帜?，“行號”就是位于各行左側的灰色編號區(qū)。

在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”。 在電子表格中，“列”與數(shù)據(jù)庫中的“字段”相當，“行”與“記錄”相當，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。

第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務”、“工資額”。

使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標移至各單元格上，這就選定了當前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。

步驟四、移動鼠標單擊A2單元格，然后參照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容。

完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財務工作，也不會有任何問題。

注意：中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6不同，關閉當前操作窗口時不會自動保存操作結果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關閉。

第二講 建立第二張工作表

在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同時建立三份工作表，而且這些表中的內(nèi)容與結構還可以完全不同，甚至還能使用復制的方法引用數(shù)據(jù)，下列操作就將說明這個問題：

注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。

步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內(nèi)容。

這一步操作與在Microsoft word中選定文字的操作相類似，選定的結果也將突出顯示在屏幕上。順便說一句，操作時若單擊某一個列標可選定整列單元格，單擊某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指定部分的單元格。

步驟二、按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。

這是您已經(jīng)熟悉的了操作，用于將選定的內(nèi)容復制在Windows剪切板中。與之相應的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘貼)組合鍵也可以在中文Excel 2000工作表中應用。 注：若用鼠標右擊選定的內(nèi)容，屏幕上將顯示相應的快捷菜單，從中可以選擇到復制、剪切、粘貼等命令。

步驟三、單擊左下方的Sheet 2標簽。

Sheet 2是另一張工作表(Work Sheet)的標簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標簽之一?！肮ぷ鞅順撕灐庇糜陲@示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標簽將激活相應的工作表，當前處于活動狀態(tài)的工作表將接受當前操作。

注：位于工作表標簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關選定命令或操作進程的信息，您可據(jù)此了解當前可做的操作。在此信息的右側將顯示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等鍵盤按鍵的當前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會在此顯示出來。

步驟四、進入表格2后按下鍵盤上Ctrl V組合鍵。

完成上述操作后，剛才復制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中。

此后，您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。

步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內(nèi)容。

上述通過復制、粘貼的方法來制定第二張電子報表中第一行的內(nèi)容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報表。若第二張表中的欄目，即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進行修改，其操作方法與Microsoft word中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內(nèi)容。

第三講 設置單元格的格式

與Microsoft word一樣，在中文Excel 2000中也能設置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設置其它與數(shù)據(jù)信息相關的屬性，下面的操作將結合“員工工資表”的特點來進行說明，請先單擊左下方的Sheet 1標簽，返回“員工工資表”。

注：在初始狀態(tài)下，中文Excel 2000操作窗口中只有三張標簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標簽外，還可以通過位于標簽左旁的“標簽滾動按鈕”進行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標簽，請在所需方向上單擊滾動箭頭;如果要選定某個工作表，請單擊其標簽;如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的Shift鍵，然后再單擊中間的標簽滾動箭頭;如果要顯示當前工作簿中所有工作表列表，請右擊標簽滾動箭頭。

步驟一、單擊行號1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標器，進入快捷菜單，并從中選擇“設置單元格格式”命令。

步驟二、進入“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項卡。

步驟三、從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設置文字的大小尺寸。

此后，您還可以在“字體”選項卡中設置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性，還能預覽設置結果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設置的字體格式顯示在電子報表中。

第四講 設置貨幣符號

述操作可用于設置了電子報表中各列標題文字屬性，下面的操作將設置貨幣符號：

步驟一、單擊D列號，選定此列中的所有內(nèi)容，接著右擊鼠標右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。進入“單元格格式”對話框后選擇“數(shù)字”選項卡。

步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項。

步驟三、設置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。

上述操作選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數(shù)據(jù)前就會加上這個符號。

這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進行設置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進行操作;若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進行操作。

第五講 預覽和調(diào)整報表外觀

一份電子報表建立好后，就可以將它打印在報表紙上，或者通過網(wǎng)絡傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報表內(nèi)容與格式是否正確，有必要預覽報表外觀，并且根據(jù)預覽的結果作些調(diào)整。下列操作將說明這一點：

步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預覽”命令。

此命令可將打印的結果顯示在屏幕上，結果如同使用打印機在報表紙上打印的電子報表，從而讓您以真實的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據(jù)。選擇此命令后。

步驟二、使用“縮放”工具單擊預覽窗口。

“縮放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當預覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預覽窗口后，文字就能放大至建立電子報表時所設置的尺寸，再次單擊又會還原。

此時，您就可以仔細看一下該電子報表的版式設計情況，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點：

1.應加上表格標題。

2.“年齡”字段中的記錄值應當居中。

3.“工資額”字段未應加入“總計”值。

下面的操作就將完善這些內(nèi)容。

第六講 加入標題

為了加入標題，首先需要在報表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。

步驟一、單擊“關閉”按鈕，結束“預覽”，返回中文Excel 2000的操作窗口。然后單擊行號1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令。

此后，在原“行1”前將插入新的行，而原來的“行1”將變成“行2”。新行將使用已經(jīng)存在列定義，您可以為每一個單元格填入內(nèi)容，但由于它將用于書寫工資表的標題，所以應當合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標題可以正常出現(xiàn)在電子報表的開頭處。

步驟二、單擊行號1，確保選定新行，然后右擊鼠標進入快捷菜單，接著從中選擇“設置單元格格式”命令，然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，打開“合并單元格”檢測框，最后單擊“確定”按鈕。

完成這一步操作后，“行1”中就只有一個單元格了，這是中文Excel 2000中的常用操作，初學者應當注意了。

步驟三、在“行1”書寫好標題“員工工資表”，并參照前面的內(nèi)容，設置好標題的文字字體與大小尺寸。

標題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣，位置都需要調(diào)整，下面的操作就將解決此問題。

注意：調(diào)整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。

第七講 調(diào)整列中的文字位置

在這一份“員工工資表”中，僅使用了當前工作表中的部分列，在調(diào)整標題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標題放置在報表的中央，請按下列步驟進行操作：

步驟一、使用拖動的方法選定那些沒有使用的列。

在中文Excel 2000中，通常是從A1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時，應當單擊列標E后進行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結果。

步驟二、右擊鼠標，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經(jīng)使用了的列。

注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內(nèi)容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內(nèi)容，隱藏后則不會出現(xiàn)在屏幕上。

步驟三、選定所有行與列右擊鼠標進入快捷菜單后，選擇“設置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項。

這一個選項的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。

步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關閉它，然后單擊“確定”按鈕。

注意：由于前面的操作曾經(jīng)打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格，所以這里務必檢查一下，看看是否處于關閉狀態(tài)，這是一個很關鍵的問題!否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不存在了。

此后，各單元格中的文字就會居中。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對齊，閱讀時不容易出錯。順便說一句，拖動列標間的.分隔線，可以調(diào)整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內(nèi)容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。

注意：調(diào)整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作，因為這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。

第八講 添加“總計”單元格

中文Excel 2000提供有各種用于計算的函數(shù)，其中SUM將用于“總計” ，計算指定列中所有數(shù)值的和?！昂瘮?shù)”是這個軟件的開發(fā)者預先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進行操作：

步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令。

步驟三、在“粘貼函數(shù)”對話框的“函數(shù)名”列表窗中選定SUM函數(shù)，然后單擊“確定”按鈕。

在“函數(shù)名”列表窗中選定某個函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個所提供的各函數(shù)功能。操作時，可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個。

步驟四、單擊SUM函數(shù)計算的結果信息框中的“確定”按鈕。 此后，就能在工作表中看到工資的總計值了。

當然了，還需要加入“總計：”標題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，看一看您所設計的工資報表是什么樣子的。

第九講 制作員工工資圖表

利用中文Excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達各統(tǒng)計值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進行操作：

步驟一、將光標移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的Ctrl鍵，將光標移至D3單元格上，向下拖動，選定各員工的工資額后，結束拖動并釋放Ctrl鍵。

這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的Ctrl鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在Windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。

步驟二、單擊工具箱中的“圖表向導”按鈕，進入“圖表向導”的第一步操作對話框。

步驟三、在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進入圖表向導后，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。

步驟四、在“圖表向導”的第二步操作對話框中，打開“行”單選按鈕。

進入“圖表向導”的第二步操作對話框后，將會看到中文Excel 2000默認設置的“系列”產(chǎn)生方式。“系列”就是圖表中橫坐標的標記方式，在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標下方，即按“列”的方式來產(chǎn)生“系列”。完成這一步操作后，中文Excel 2000將按“行”的方式來產(chǎn)生，并且立即在此對話框的預覽窗中表現(xiàn)出來。

步驟五 單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項”對話框的“圖表標題”欄中輸入“員工工資圖表”。

步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕。

這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當前工作表中。

最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產(chǎn)生了，它將作為當前工作薄中的一張的圖表出現(xiàn)在屏幕上。與作為對象插入在當前報表中不同的是，該圖表是獨立存在于當前工作薄中的，不配屬于報表，這一點可以通過單擊屏幕左下角處的Sheet 1標簽來證實。此時，位于該標簽的左旁將是圖表的標簽，您可以試一試作為對象來插入圖表，并看一看此處的標簽排列情況。

總結： 中文Excel 2000是一種常用的辦公軟件，而且可以與Microsoft office 2000中的其它軟件一起應用，如可以在word 2000中插入中文Excel 2000的報表，本部分講述了中文Excel 2000的一般用法。 “新建”對話框中提供有一些預定的模板，基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過各模板，您還可以進一步了解這個軟件的功能與所能建立的各種報表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對話框中選擇“電子表格模板”選項卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。