辦公自動化管理系統(tǒng)

(資料圖片僅供參考)

日常生活中，我們會接觸不少的電腦知識，下面小編為大家整理了辦公自動化管理系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有幫助。

辦公自動化管理系統(tǒng)

1、目的

為加強公司辦公自動化(OA)系統(tǒng)管理，保障系統(tǒng)能夠得以有效應(yīng)用及安全、可靠地運行，特制定本管理規(guī)定。

2、職責(zé)

2.1信息技術(shù)部

2.1.1是辦公自動化(OA)系統(tǒng)的管理部門，負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)、考核OA系統(tǒng)的使用、運行、保密情況。

2.1.2負(fù)責(zé)對流程技術(shù)方案的確定，確定需設(shè)置的流程在OA系統(tǒng)固化;根據(jù)人員、機構(gòu)、審批權(quán)限、職責(zé)變化，進行OA流程完善和調(diào)整。

2.1.3負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的運行維護和信息的備份工作。

2.2人力資源中心負(fù)責(zé)用戶信息的及時提供。

2.3管理中心負(fù)責(zé)對OA新設(shè)和調(diào)整流程(表單)的審核，經(jīng)審核的表單流程由信息技術(shù)部負(fù)責(zé)在系統(tǒng)上設(shè)置和發(fā)布。

3、表單流程管理

3.1流程設(shè)置(調(diào)整)申請部門對所提出的新設(shè)(調(diào)整)流程(表單)組織涉及部門討論確認(rèn)后，發(fā)起《OA流程表單新增/修改申請單》，重要流程需報公司領(lǐng)導(dǎo)審定。

3.2信息技術(shù)部根據(jù)《OA流程表單新增/修改申請單》審核意見，或公司領(lǐng)導(dǎo)指示意見，進行流程(表單)在OA系統(tǒng)設(shè)置或調(diào)整，并發(fā)布。

3.3OA固定流程發(fā)起后，如表單流程中沒有特殊的規(guī)定，下一節(jié)點處理人自收到待辦事項起，24小時內(nèi)必須作出處理。如流程中各節(jié)點提出疑義，發(fā)起人也須在24小時內(nèi)作出回復(fù)。

3.4如遇處理人出差、請假或其他特殊情況，不能按時上協(xié)同處理的，可以預(yù)先通過協(xié)同設(shè)置代理人等方式處理。

3.5節(jié)點權(quán)限為“審批”和“表單審核”的人員在處理流程時，除“同意”外的所有操作(已閱、不同意、回退、終止、減簽、修改正文、撤銷、審核不通過、暫存待辦、存為草稿)都

必須有明確的意見，如簡單的“已閱”處理視為“同意”，由此引起的后果由該節(jié)點處理人承擔(dān);節(jié)點權(quán)限為協(xié)同及其他權(quán)限的，處理流程時，意見為“不同意、回退、終止、減簽、暫存待辦”的，也必須注明原因。

3.6在表單里面提出的疑問，相關(guān)節(jié)點的人員必須有明確的回復(fù)意見，同時視實際情況決定是否要撤銷重新發(fā)起。

4、用戶管理

4.1凡是公司已分配辦公自動化(OA)系統(tǒng)賬號的合法用戶，都擁有唯一的用戶名與口令。因初設(shè)口令相同，用戶登錄后必須盡快修改,不允許使用連續(xù)的阿拉伯?dāng)?shù)字例如“123456”

等簡單的組合作為密碼。因遺忘密碼需要重置的用戶，必須由本部門負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定的管理員提出申請，并由申請人接收重置后的密碼。

4.2若員工離職，人力資源中心須第一時間通知信息技術(shù)部，即時關(guān)閉該員工用戶帳號。

5、信息管理

5.1辦公自動化(OA)系統(tǒng)上所涉及的各種公文處理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的各項公文制度。各單位主要負(fù)責(zé)人必須對在辦公自動化(OA)系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)、發(fā)布的文件、通知、簡報等內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)，重大原則問題應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報;各單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位在系統(tǒng)中發(fā)布的信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。

5.2已在辦公自動化(OA)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)、發(fā)布的電子形式的各類公文，公司電子公文的效力等同于原有紙質(zhì)公司文件和其他公文的效力。

6、系統(tǒng)安全與保密

6.1公司對系統(tǒng)的安全實行單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)人對本單位辦公系統(tǒng)的保密、安全等負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。辦公系統(tǒng)對辦文流程進行全程跟蹤并有記錄在案，每個用戶各負(fù)其責(zé)。

6.2辦公自動化(OA)系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息，不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，不允許請他人代為使用或輸入口令等，因口令丟失或被盜用而引起后果的，將追究其本人責(zé)任。

6.3所有可以登陸系統(tǒng)的人員，對系統(tǒng)內(nèi)文件、資料及其它所有信息，必須遵守《公司保密制度》的相關(guān)規(guī)定。

7、系統(tǒng)維護與備份

7.1為了保證系統(tǒng)穩(wěn)定性及安全，各部門對員工日常電腦辦公管理要更加嚴(yán)格要求，凡違反公司《計算機管理制度》規(guī)定的人員，將予以處罰。

7.2公司OA管理員應(yīng)定期管理OA系統(tǒng)服務(wù)器，對服務(wù)器上的硬盤、數(shù)據(jù)庫、文件等進行安全管理，同時定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)。應(yīng)定期進行異地轉(zhuǎn)儲，以防造成數(shù)據(jù)遺失。

7.3備份數(shù)據(jù)庫資料保管地點具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等設(shè)施。

8、責(zé)任與考核

8.1為了保障辦公自動化(OA)系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，所有用戶要遵守本管理辦法，違反者視情節(jié)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

8.2討論區(qū)內(nèi)發(fā)布的與相關(guān)部門工作有關(guān)的.信息，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人回復(fù)，與集團或各分子公司工作有關(guān)的由集團辦公室或各分子公司辦公室負(fù)責(zé)收集、整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)研究后給相關(guān)人員回復(fù)或公告。

8.3任何人不得在辦公自動化(OA)系統(tǒng)任何區(qū)域發(fā)布擾亂公共秩序、破壞公司形象的言論、圖片等信息，違反者將視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰。

8.4信息技術(shù)部是辦公自動化(OA)系統(tǒng)的管理部門，對系統(tǒng)信息發(fā)布、流程處理規(guī)范性具有監(jiān)督權(quán)。正常情況下的人員、機構(gòu)變更與調(diào)整的，接到確認(rèn)信息后，1個工作日內(nèi)完成信息和相關(guān)流程調(diào)整;涉及權(quán)限、職責(zé)變更與調(diào)整的，于2個工作日內(nèi)全面完成流程調(diào)整和完善。

8.5信息技術(shù)部負(fù)責(zé)對OA辦公系統(tǒng)的運行情況和節(jié)點處理情況進行抽查，每季度至少一次，對檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)和超時行為，將視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰。

8.6流程內(nèi)容審核與處理實行逐級把關(guān)負(fù)責(zé)制，發(fā)起者部門負(fù)責(zé)人對流程內(nèi)容負(fù)直接把關(guān)責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。對發(fā)起的流程內(nèi)容如出現(xiàn)錯誤或被領(lǐng)導(dǎo)否決，將視情節(jié)給予相應(yīng)責(zé)任追究。具體發(fā)起者業(yè)務(wù)操作錯誤，由部門根據(jù)情節(jié)自行追責(zé)。

8.7對上述責(zé)任，視情節(jié)按照《流程管理紅白票制度》對責(zé)任人進行處罰。對因違反規(guī)定給公司造成損失的，將視損失的輕重參照《員工獎懲制度》處罰。

辦公自動化系統(tǒng)OA運行管理規(guī)定

1.目的

為了提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據(jù)公司的實際，制定本規(guī)定。

2.適用范圍

2.1本規(guī)定適用于集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。

2.2oA系統(tǒng)用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。

3.相關(guān)部門職責(zé)

3.1集團辦公室負(fù)責(zé)文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。

3.2集團人力資源部負(fù)責(zé)配合集團辦公室信息技術(shù)處進行oA用戶的注冊和注銷。

3.3集團辦公室信息技術(shù)處負(fù)責(zé)oA系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓(xùn)，oA系統(tǒng)運行設(shè)備的維護、管理和電子文檔的保存。

3.4各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責(zé)可參照執(zhí)行。

4.文件發(fā)送與接收

4.1集團公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)（oA）發(fā)送，特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報集團或本分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.2集團公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，仍按原流程起草、審核、簽發(fā)，統(tǒng)一由辦公室編號、制作、掃描、使用oA發(fā)送至收文單位和個人，并根據(jù)實際需要打印若干份存檔和上報。

4.3電子公文應(yīng)做好登記，并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。

4.4所有oA用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄oA系統(tǒng)查看文件，并始終使oA系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。

4.5電子文件發(fā)送后，工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員聯(lián)系。

4.6集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）要建立oA系統(tǒng)管理體制，指定專人負(fù)責(zé)oA系統(tǒng)文件的管理。

5.用戶注冊和注銷

5.1總部新進符合使用oA系統(tǒng)的人員，由人力資源部在一個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術(shù)處，信息技術(shù)處應(yīng)在一周內(nèi)完成電腦配置和oA用戶注冊。總部oA用戶離職前，須到集團辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及oA注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。

5.2各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）新進符合使用oA系統(tǒng)的人員，由控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術(shù)處注冊。控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）oA用戶離職前，需報集團人力資源部備案，并由集團辦公室信息技術(shù)處辦理oA注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。

5.3集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的oA用戶，要合理安排電腦共用。

6.系統(tǒng)安全與維護

6.1集團公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在工作時間內(nèi)必須始終保持在線，oA系統(tǒng)始終保持正常的運行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運行日志，并保存30天以上。,,

6.2集團辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負(fù)責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。

6.3密級的文件不入oA系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4所有oA系統(tǒng)應(yīng)保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關(guān)人員。

7.文件共享與歸檔

7.1集團辦公室應(yīng)對公司成立以來的文件進行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實用文件在oA系統(tǒng)上發(fā)布，供用戶學(xué)習(xí)、使用。

7.2集團辦公室對oA系統(tǒng)上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤，存入集團檔案室。

8.附則

8.1本規(guī)定自20xx年1月1日起試行，原有關(guān)規(guī)定同時廢止。

8.2在試運行期間，公司除利用oA系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現(xiàn)真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學(xué)化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。

8.3集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規(guī)定進行修改。